Implantar um sistema é fácil. Difícil é fazer as pessoas utilizarem corretamente.
Quando um projeto de implantação é concluído, muitas empresas acreditam que o trabalho terminou.
Na prática, é exatamente nesse momento que começa o verdadeiro desafio.
Um sistema pode estar perfeitamente configurado, todas as parametrizações podem ter sido validadas e os testes podem ter sido aprovados. Ainda assim, o projeto pode fracassar se as pessoas não estiverem preparadas para utilizar a solução corretamente.
Ao longo da minha experiência em projetos de implantação, evolução e sustentação do HCM Senior, percebi que a maioria dos problemas não está relacionada à tecnologia.
Fatores que comprometem um projeto
Os principais fatores que comprometem um projeto normalmente são:
• Processos pouco definidos.
• Ausência de documentação.
• Levantamento de requisitos incompleto.
• Falta de treinamento dos usuários.
• Conhecimento concentrado em poucas pessoas.
• Ausência de um período adequado de acompanhamento após o Go Live.
É comum encontrar empresas onde o sistema funciona corretamente, mas cada usuário executa a mesma atividade de uma forma diferente.
Isso gera retrabalho, inconsistências, dependência de pessoas específicas e aumento no número de chamados para suporte.
Uma boa implantação deve entregar muito mais do que um sistema funcionando.
Ela deve entregar conhecimento.
Práticas que fazem diferença
Por isso, algumas práticas fazem toda a diferença:
✔ Mapear os processos antes da implantação.
✔ Validar o fluxo operacional junto aos usuários.
✔ Documentar procedimentos importantes.
✔ Criar materiais de apoio.
✔ Capacitar usuários-chave.
✔ Acompanhar o período pós-implantação para corrigir desvios rapidamente.
Tecnologia resolve problemas técnicos.
Processos bem definidos garantem que a tecnologia continue funcionando corretamente ao longo do tempo.
Empresas que investem em documentação e treinamento normalmente apresentam menor dependência da consultoria externa, reduzem erros operacionais e conseguem evoluir seus processos com muito mais segurança.
Conclusão
Uma implantação bem-sucedida não termina na entrada em produção.
Ela termina quando os usuários trabalham com segurança, conhecem seus processos e conseguem utilizar todo o potencial da solução.
Mais do que implantar sistemas, o objetivo deve ser implantar conhecimento.
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